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Logiciel de gestion commerciale : Partenaire indispensable

Si vous ne devez posséder qu’un seul logiciel pour gérer votre commerce, ce sera celui de gestion commerciale. Indispensable, il vous rendra de nombreux services. Car si la réussite d’un commerce repose avant tout sur son concept, l’emplacement et les produits mis en vente, seule une bonne gestion peut garantir sa pérennité. Ce dernier point étant souvent le point faible des jeunes entreprises. Car malgré de bons chiffres, on peut voir son affaire péricliter si on ne la suit pas au plus près. Que ce soit après six mois ou six ans.

À quoi ça sert ?

Comme ne manque pas de le préciser Aurélie Detviller, responsable produit chez EBP, « un logiciel de gestion commerciale permet au commerçant de se concentrer sur son coeur de métier. Le logiciel va lui faciliter toute la gestion des documents de vente et lui permettre de faire très rapidement des devis ou des factures, de gérer ses fournisseurs mais aussi ses stocks ». De fait, l’informatisation a toujours eu pour but de simplifi er les tâches et non pas de les alourdir. La première qualité d’un logiciel de gestion commerciale sera donc le gain de temps qu’il apportera en automatisant un certain nombre de tâches. Et Jean-François Penuela, responsable marketing- communication de la branche expert-comptable entreprise chez Cegid, d’ajouter : « le logiciel de gestion commerciale est un produit de pilotage de l’entreprise qui va de la relation client jusqu’à la facturation et le recouvrement ». Grâce à lui, vous pourrez identifi er les articles les plus prisés, les plus rentables ou encore caractériser vos clients (ce qui est bien utile ensuite pour les mailings et autres offres promotionnelles) et, bien sûr, avoir un oeil en permanence sur l’état de vos stocks. Les statistiques de caisse correspondant aux ventes sur la journée, la semaine ou le mois, par vendeur, le hit-parade des articles, le panier moyen, les graphiques n’auront plus de secret pour vous et surtout seront disponibles en seulement quelques clics.

Fonctions de base

Simple et convivial, le logiciel de gestion<br> commercial EBP permet d’obtenir une<br> photographie instantanée de son activité.

Simple et convivial, le logiciel de gestion
commercial EBP permet d’obtenir une
photographie instantanée de son activité.

Comme tout logiciel, il y a des fonctions de base et d’autres plus évoluées. « Nous avons développé des logiciels aptes à répondre aux problématiques du plus grand nombre », commente Jean-François Penuela. La fonction la plus classique et la plus courante concerne les achats et les ventes et permettra de faire des devis, des commandes et des factures. Le devis pourra ainsi être transformé en deux clics en facture. L’état des stocks est naturellement important. À chaque vente saisie, le stock sera décrémenté. Ce qui facilite les inventaires et surtout ce qui permet d’avoir une lisibilité sur les articles disponibles. Bien entendu on peut aller beaucoup plus loin dans les fonctionnalités et affi ner le niveau d’information en créant des bases de données. « Il n’est pas rare de rencontrer des entreprises qui ont encore un fi chier clients sous Excel ou Word. Voire sur fiches cartonnées !, précise Aurélie Detviller. Le logiciel de gestion commerciale permet entre autres la création d’une base clients très fine. Ce que nous appelons la gestion de la relation client qui peut déboucher sur une gestion des tarifs. » Cette fonctionnalité peut en effet éditer des statistiques plus ou moins fi nes, très utiles pour bien cibler la clientèle. Vous pourrez notamment sortir le panier moyen, les articles les plus demandés et créer des typologies de clients ; des outils pratiques et performants pour fi déliser la clientèle (vous pourrez ainsi personnaliser l’attribution de réductions ou de points de fidélité en fonction du profil du client). Il est aussi envisageable de gérer différents tarifs selon la clientèle. Le quasi surmesure ! Lors du passage en caisse, le logiciel choisit alors automatiquement le tarif défi ni dans la fiche client qui comporte aussi les points fi délité attribués à ce dernier. Des solutions qui ciblent de plus en plus le client. Inversement, vos achats sont également gérés. Ainsi, à la réception des différentes livraisons, le stock se calculera automatiquement. Le prix d’achat pondéré pour chaque article permettra également de déterminer le coût du stock selon la méthode comptable choisie. Vous pouvez défi nir aussi par catégorie de produits le stock minimal et maximal que vous souhaitez avoir. En lançant un état des stocks, l’ordinateur vous informera s’il faut commander ou non. Ce qui vous évite la rupture des stocks. Autre atout des logiciels de gestion commerciale, ils génèrent automatiquement les écritures comptables dans votre logiciel de comptabilité lors de la clôture de caisse.

Le bon logiciel

Tout d’abord vous avez le choix entre un éditeur généraliste ou spécialisé. L’avantage du généraliste réside d’abord dans la large diffusion du produit. Il y aura forcément un revendeur à côté de chez vous. Ce qui sera bien utile pour la maintenance ou la formation. Le service est en effet un point important dans le critère de choix. Vous devez notamment pouvoir avoir recours à la hot-line (l’assistance téléphonique) pour résoudre tous vos problèmes d’installation ou d’utilisation. Généralement, les éditeurs proposent l’assistance téléphonique avec le logiciel. Reste que vous devrez le plus souvent explorer seul le logiciel. « Nous organisons naturellement des sessions de formations », ajoute Jean-François Penuela. Enfi n, les grands éditeurs proposent des logiciels plus spécifi ques. « Nous proposons des solutions adaptées au bâtiment, à la mode, de l’usine jusqu’aux magasins, des solutions pour le commerce de détail, l’industrie et même la viticulture et le négoce ! », précise Jean-François Penuela. Même approche chez EBP où l’on a développé des logiciels spécifi ques, notamment pour la coiffure, les magasins de mode (que vous teniez un magasin de prêt-à-porter, de lingerie, de chaussures, d’articles de sport ou de maroquinerie).

Critères de choix

Dans un premier temps, il est nécessaire de se poser un certain nombre de questions. Pourquoi s’équiper ? Qu’attendez-vous du logiciel : un simple outil d’encaissement ou un véritable outil de gestion ? La seule solution pour y voir plus clair c’est de se faire conseiller. Les chambres de commerce et d’industrie pourront vous informer, mais rien ne vaut des exemples concrets. Trouvez un commerçant déjà équipé et posezlui toutes vos questions concernant les avantages du système mais également les manques ou les attentes. Ergonomie, compatibilité sont ensuite des critères essentiels dans votre choix. Pour qu’un logiciel soit correctement et rapidement exploité, il doit impérativement être convivial. « Nous n’avons pas de paramétrages lourds pour mettre en oeuvre le logiciel », précise d’emblée Jean-François Penuela. L’ergonomie est un point sur lequel les éditeurs portent une attention particulière. Si la qualité du logiciel est essentielle, elle ne suffit pas. En effet, l’exploitation de toutes les potentialités du logiciel ne s’improvise pas. « La prise en main est facile et surtout intuitive. Les menus sont simples et l’automatisation des tâches est également facile », ajoute Aurélie Detviller. La portabilité et la compatibilité des données est naturellement un point très important. Il faut que votre expertcomptable puisse les exploiter en toute sécurité et que ces dernières soient fiables. Si vous choisissez un éditeur connu, de dimension nationale, il n’y aura aucun problème. La sauvegarde des données vous rendra de précieux services. D’autant que les grands éditeurs proposent un service sous forme d’abonnement. Grâce à Internet vous pouvez accéder à toutes vos données quand vous le souhaitez et en toute sécurité. Le service s’utilise aussi simplement qu’une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez Internet comme destination à la place de votre disque dur ou d’un périphérique de stockage ; vous n’avez plus besoin de CD ni de clé USB ! Enfi n, choisir un logiciel certifié NF Logiciel Comptabilité informatisé est également un gage de qualité. On est alors sûr d’utiliser un produit conforme à la réglementation fiscale en vigueur. Ce sera notamment très utile en cas de contrôle fiscal. Le logiciel pourra ainsi fournir sans problème tous les éléments de contrôle requis par les services fiscaux.

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