Sauvegarder ses données

Les données comptables sont la vie de l'entreprise. Leur stockage en lieu sûr de façon permanente est essentiel. Et aujourd'hui, avec la généralisation de l'informatique, toutes les données sont contenues sur le disque dur. Or celui-ci est l'élément le plus fragile de l'ordinateur. Mieux vaut donc multiplier les sauvegardes pour garder une trace du passé comptable de l'entreprise. Le principal conseil à respecter pour plus de sûreté, c'est la diversification de vos supports de stockage.

Pourquoi doit-on sauvegarder ses données ?

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La perte des données informatiques peut avoir plusieurs origines. Deux types de panne peuvent affecter le disque dur de votre ordinateur. Il y a la panne matérielle classique. C'est la cause la plus grave. Dans ce cas, des entreprises de maintenance informatique pourront peut-être récupérer les données comptables, complètement ou partiellement selon le degré d'altération des fichiers.

La deuxième panne, moins grave, peut provenir du logiciel. Dans ce cas, les données ne sont plus accessibles mais il existe souvent des possibilités de récupération (exemples : endommagement de la table de partition suite à un plantage ou à une coupure de courant, dommages dus à un virus).

Enfin, une attaque de virus peut aussi être à l'origine de la perte des données. Dans ce cas, la récupération est plus aléatoire. Par ailleurs, une mauvaise manipulation peut supprimer accidentellement un ou des fichiers. Des raisons suffisantes pour faire une sauvegarde de ses données.

Des solutions de stockage variées

De multiples solutions existent pour sécuriser vos données. La plus simple est de faire un tirage papier de vos données comptables. Peu pratique, cette méthode a néanmoins le mérite de la sécurité et de la longévité.

Si vous souhaitez archiver vos documents sur CD, sachez que la durée de vie de vos données sera limitée ; de deux à dix ans pour les cd originaux et de deux à cinq ans pour les CD gravés. Au-delà, vos données pourront être en partie effacées ou impossibles à lire. La durée de vie supposée dépend de l'exposition à la lumière, des chocs et de la qualité du CD.

Il existe également les clefs USB ainsi que les disques durs amovibles. Là encore, la qualité du matériel conditionne la fiabilité du stockage.

Sauvegardez vos données à distance

Vos capacités de stockage in situ étant limitées, vous pouvez faire appel à des prestataires extérieurs. Les éditeurs de logiciels de gestion ou de comptabilité proposent tous des solutions de sauvegardes. Ces solutions moyennant un abonnement permettent de sauvegarder d'anciens documents en dehors de l'entreprise, tout en laissant le libre accès à votre comptable par exemple.

Pour faire le bon choix, il faudra alors s'assurer de la compatibilité du système avec vos logiciels. Il sera également nécessaire de vérifier qu'il y a un moniteur d'indexation pour faciliter le tri et l'extraction des données. Enfin, il faudra veiller à la qualité de la compression de la taille des fichiers à l'archivage.

Sachez aussi que les fournisseurs d'accès à Internet (FAI) proposent des espaces de stockage en ligne. Pour quelques euros par mois, vous pourrez stocker selon votre FAI de façon illimitée ou à hauteur de plusieurs gigaoctets. Des volumes déjà bien suffisants pour votre compatibilité.