Choisir son logiciel de gestion commerciale

Ils sont essentiels mais rares sont les entreprises qui en possèdent un. Les outils de gestion sont primordiaux pour rendre son entreprise pérenne, au-delà même du concept et du positionnement marketing. Stocks, marges, facturations, fichier clients, etc., sont autant de points capitaux qu'un bon gestionnaire ne peut laisser au hasard. Pour ce faire, les logiciels de gestion permettent une bonne optimisation de ces éléments commerciaux. De quoi s'ôter une épine du pied !

Bien couvrir ses besoins

Contrairement à ce que la plupart imaginent, les logiciels de gestion commerciale sont ergonomiques et faciles d'utilisation. « On voit beaucoup d'entreprises travailler sur des tableurs et traitements de texte pour la gestion de leur activité. Au-delà de la perte évidente de temps, ces outils ne sont ni sécurisants ni adaptés à de telles fonctions », regrette Yazid Zouaoui, chef de marché chez Ciel, un éditeur de logiciels.

Différentes gammes de logiciels sont vendues sur le marché et s'adaptent aux besoins divers et variés de tous les types d'entreprise. De l'auto-entrepreneur au patron de PME, tous les besoins sont couverts. Les logiciels « entrée de gamme » ne proposent qu'un système de facturation et sont particulièrement adaptés aux auto-entrepreneurs.

Pour les petites entreprises, des logiciels plus aboutis existent. Ils incluent les devis, les factures, le suivi client, les règlements, l'échéancier, etc. Selon les besoins, ces fonctionnalités peuvent être plus ou moins fines et performantes. En plus de tous ces services, certains logiciels proposent la gestion des stocks. Idéal pour les entreprises plus structurées.

Enfin, les logiciels les plus développés permettent également de gérer les promotions, les tarifs par familles de produits et la relation client. Mais ce genre de logiciel coûte plusieurs centaines d'euros et est spécialement conçu pour les PME de plus de dix salariés. « Attention cependant à ne pas surestimer vos besoins », prévient Olivier Brunet, chef de marché chez EBP, un éditeur de logiciels. Certains éditeurs proposent également des logiciels spécialisés en fonction du secteur d'activité : coiffure, points de vente, garages, entreprises du bâtiment, etc.

Comment bien l'utiliser ?

Pour bien profiter des nombreux avantages de ce type d'outil, il faut bien le paramétrer. Et pour cela, à moins d'être un habitué des logiciels de gestion, la formation s'impose. À distance, en groupe ou personnalisée, elle peut prendre toutes les formes et concerner tous les budgets. Quoi qu'il en soit, elle vous permettra de choisir les bons « articles », également appelés items (familles de produits, prix, etc.), afin d'obtenir les données les plus fines possible. La formation permet en outre de bien utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel. Mais elle ne suffit pas.

Au-delà des performances techniques du logiciel, certains éléments connexes méritent une attention particulière. C'est le cas notamment de la sauvegarde des données, de la maintenance, des mises à jour et de l'assistance à distance. Ils diffèrent tous selon les éditeurs et les gammes de logiciels. De manière générale, plus la gamme est élevée, plus les services sont nombreux : consultation à distance des données, utilisation en réseau, mises à jour automatiques, assistance personnalisée, etc. Certaines licences, valables en général un an, donnent droit à la hot-line et à la mise à jour du logiciel par exemple. D'autres prévoient un accès au service d'assistance personnalisé avec plusieurs services à la carte. Pensez donc à vérifier tous ces éléments avant de faire votre choix. Et surtout à en connaître les tarifs.

Éviter les pièges

Une fois vos besoins bien définis et donc le logiciel quasi sélectionné, certains points méritent une précaution particulière. Ainsi, pensez à vérifier si le logiciel est monoposte, autrement dit utilisable sur un seul ordinateur, ou s'il est employable en réseau. L'utilisation à distance pour les commerciaux peut également être un plus.

Certains logiciels permettent de contacter automatiquement les fournisseurs pour les réapprovisionnements notamment. Il y a donc une gestion automatique des stocks minimaux et maximaux. « Actuellement, ce n'est pas le cas de toutes les versions de logiciels de gestion commerciale », prévient Thomas Lombart, chef des ventes du magasin Surcouf à Lille. Or ces systèmes automatiques permettent un gain de temps appréciable.

En outre, assurez-vous que le logiciel de gestion commerciale soit synchronisable avec le logiciel de comptabilité. Cela vous évitera d'avoir à ressaisir manuellement toutes les données. Encore un gain de temps non négligeable. Pour les entreprises travaillant à l'étranger, il est utile de vérifier que le logiciel soit capable de gérer plusieurs devises. Si vous êtes détenteur d'un Mac, sachez que la plupart des logiciels ne sont compatibles qu'avec les PC. Attention : contrôlez également que votre version de PC ou Mac n'est pas trop ancienne pour le logiciel en question.

Concernant les mises à jour, selon les éditeurs, elles seront payantes ou non. Montez donc votre budget en fonction de ce point. Enfin, n'hésitez pas à tester le logiciel avant de l'acheter. La plupart des éditeurs proposent des versions d'essai gratuites.