Préparer son contrôle Urssaf

Chaque mois ou chaque trimestre, vous faites un chèque à l'ordre de l'Urssaf, que vous soyez une petite entreprise, commerçant ou indépendant. Urssaf pour Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'Allocations familiales. En tout, c'est plus de 360 milliards d'euros qui sont ainsi récoltés. Vous n'avez jamais oublié un seul paiement, et pourtant, vous venez de recevoir, par lettre recommandée avec accusé de réception, un avis de contrôle.

Pas de panique ! Une société se fait, en moyenne, inspecter tous les trois à cinq ans. Il n'en reste pas moins que le premier contrôle Urssaf est souvent un événement marquant, et quelque peu stressant, dans la vie d'un chef d'entreprise.

Le contrôle Urssaf, pour qui, pour quoi ?

Les cotisations que vous versez forment la contribution financière du salarié à sa protection sociale, et sont donc les principales ressources du régime général de la Sécurité sociale. Elles sont constituées des cotisations patronales et salariales, de la CSG et de la CRDS, de taxes diverses... L'Urssaf est l'organisme chargé de les recouvrer.

C'est aussi lui qui doit veiller sur la bonne volonté des entreprises. En effet, la collecte des cotisations repose sur un système déclaratif : c'est vous qui indiquez combien vous avez à payer. Un contrôle a posteriori est donc nécessaire pour vérifier le respect de la législation et la régularité des montants versés.

S'entourer

Tout commence par un courrier. Envoyé par l'Urssaf, il précise la date et l'heure du contrôle, ainsi que le rappel des documents à présenter. Attention, en cas d'empêchement (légitime !), vous pouvez demander son report. En revanche, vous ne pouvez vous y soustraire, sous peine d'être condamné à payer une amende.

Vous avez le droit d'être assisté lors du contrôle. Une possibilité qui est, en réalité, vivement recommandée. La majorité des chefs d'entreprise est accompagnée de son expert-comptable. Ce dernier connaît généralement mieux que vous le détail de vos comptes, il établit lui-même (la plupart du temps) les déclarations de cotisations, et surtout il a une longue expérience des contrôles Urssaf. En effet, à la vue du nombre de sociétés dont il s'occupe, il y a fort à parier que ce n'est pas sa première fois, contrairement à vous !

Se préparer

L'inspecteur ne va pas éplucher dans les moindres détails les trois dernières années de comptabilité et de déclarations de votre entreprise. Il va d'abord vous interroger de manière globale sur votre activité et sur le fonctionnement de votre commerce. Il va ensuite vous demander de lui présenter un certain nombre de documents.

S'il n'existe pas de liste officielle, sachez que les pièces les plus contrôlées sont celles concernant les frais professionnels (comme les notes de restaurant, les remboursements de déplacement et les factures de téléphone), les exonérations de charges et les avantages en nature (comme l'allocation d'une voiture de fonction par exemple). Pourquoi ? Parce que les principaux abus sont répertoriés sur ces postes.

Vous vous ferez rappeler à l'ordre, par exemple, si la société paye un téléphone portable à un salarié qui n'utilise ce dernier qu'en dehors de ses heures de travail, si elle rembourse les repas d'un autre alors qu'elle lui donne en parallèle des Chèque-Restaurant... Préparez-vous donc à présenter tous les justificatifs et soyez sûr de montrer patte blanche !

Dialoguer pour se défendre

L'erreur est humaine ! Qu'arrive-t-il si l'inspecteur constate des irrégularités alors que vous avez agi en toute bonne foi ? C'est tout l'intérêt de la procédure qui repose, avant tout, sur un dialogue entre le contrôleur et vous. Vous devez vous montrer coopératif et surtout garder votre calme ! Rien ne sert de s'énerver, il suffit de vous expliquer. Les règles sont très complexes et évoluent très rapidement. Il arrive donc fréquemment, si ce n'est pas systématiquement, que l'entreprise commette un faux pas.

Votre chance : pouvoir vous défendre tout de suite ! Selon vos explications, l'inspecteur pourra se montrer clément en demandant une simple « remise aux normes », plutôt qu'un redressement. Si vous êtes de bonne foi, n'hésitez donc pas à discuter, à argumenter et à prouver que vous pensiez être dans votre bon droit.

Ça passe ou ça paye

À la fin d'un contrôle Urssaf, l'inspecteur rédige une lettre d'observations, dans laquelle il consigne ses conclusions. Vous saurez ainsi si vous avez un simple avertissement et l'obligation de rétablir les choses petit à petit, ou si vous avez mal déclaré en recevant la notification de redressement. Vous devrez dans ce cas vous acquitter de la somme indiquée.

L'Urssaf accorde volontiers un délai de paiement pour les entreprises redevables, car le but n'est pas de les faire couler. Si vous êtes dans ce cas, n'hésitez pas, et ne tardez pas à contacter votre centre pour discuter des modalités de remboursement, soit par courriel via le site Internet www.urssaf.fr, soit par téléphone au 0 821 0 821 33.

Et si vous n'êtes pas d'accord ? Il existe bien sûr des recours pour contester les conclusions d'un contrôle Urssaf. Recours qui peut se faire devant la Cra, la Commission de recouvrement amiable de l'Urssaf, puis devant le tribunal des Affaires de la Sécurité sociale.

Attention, la saisie de la Cra est une première étape obligatoire dans une procédure de contestation. Vous avez un mois (le délai court à partir de la date de réception de la mise en demeure) pour porter votre affaire devant cette commission.